אחרת בעסקים – כתבה בעיתון בתוך המשפחה

אחרת בעסקים - כתבה בעיתון בתוך המשפחה - אדוה פאר - אחרת - ייעוץ ארגוני

מלי הלר, בתוך המשפחה

סוף שנה.
תחילת שנה.
שוב נחלק משוב לעובדות, מנהלות קשובות שכמונו, דואגות להפיק לקחים ולקבל ביקורת בונה.
בפעם העשירית ישרבט כל הצוות אי אלו נקודות למחשבה. בפעם העשירית אנחנו נרפרף, נניח את הערימה בצד ונשכח ממנה כליל עד לשנה הבאה.
הפקת לקחים? לא ממש. התייעלות? ממש לא.
אז מה כן?


אדוה פאר, יועצת ארגונית, מנהלת את "אחרת" – ייעוץ ארגוני למגזר החרדי (M.A), מלווה ארגונים, עסקים ומוסדות, שואלת: "כמה מנהלים באמת מצליחים ליישם את מסקנות המשוב? לא הרבה בכלל, וחבל. אם רוצים שהשנה הבאה תיראה אחרת – יעילה יותר, פורייה יותר ומקדמת הצלחה – חובה להפיק לקחים. מתי? עכשיו, בדיוק, בזמן של סגירה ופתיחה. מבחינת העיתוי, התקופה הזו פשוט מזמינה עצירה וחשיבה על השנה הבאה".

אדוה מסבירה את המתווה שפיתחה, שעוסק בעבר, בהווה ובעתיד.
העבר, כמובן, מתמקד בהפקת לקחים. החשיבה עליו מתחלקת לשני חלקים: חשוב להבין מה לא היה טוב, מה רצינו שיקרה – ולא קרה. לצד זה, כדאי להעמיק ולהבין מה עיכב את ההצלחה.
רגע, מה יכול לעכב הצלחה?


תכנון
"מה דעתך, אולי כדאי לשלב את הפרויקט החדש עם הישן? קדימה, אני שולחת לכל הצוותות הודעה שעליהם להסתנכרן מרגע זה והלאה".
אוי ואבוי, תוהו ובוהו טוטאלי. במילים אחרות: תכנון לא מספיק מוקדם, מהרגע להרגע, מכניס את המערכת לסחרור ומפיל עליה עומסים כבדים מדי. אמרנו מעכב הצלחה? בהחלט.


האצלת סמכויות
"עד שאסביר לסגנית שלי איך בדיוק לבצע את המשימה הזו, אני מעדיפה כבר לעשות אותה בעצמי!".
קושי בהאצלת סמכויות גורר עומס יתר אצל המנהל, כך שהוא לא יכול להגיע לדברים החשובים באמת אלא עסוק בעשייה טכנית. חבל.


הוראות ברורות
"הבוסית מסבירה לי מה לעשות לפי הראש שלה, ואני צריכה לפענח בכל פעם מחדש את ההוראות. למה בדיוק היא התכוונה, רחמנא ליצלן?".
נתינת הוראות בצורה לא ברורה מספיק עלולה להביא לכישלונות בביצוע או לתוצאות שונות לחלוטין מאלו המקוות. "פגשתי מנהל שנתן הוראה לאיש תחזוקה", מדגימה אדוה. "אמרתי לו שאם אני הייתי איש התחזוקה, לא הייתי מבינה מה הוא רוצה שאעשה. 'זו אכן בעיה אצלי', הוא הסכים. עבדנו באופן שלבי ומדורג על נתינת הוראות ברורות ומובנות".


קושי בניהול
"הגיעה הודעה נוספת שאני צריכה לטפל בה. אופס, לקוח מתקשר. מה הוא רוצה? אני אמורה לסגור את המודעה לפרסום עם מחלקת הגרפיקה בעלון ההוא, וכמעט שכחתי את הטלפונים החשובים שאני חייבת לעשות עוד היום!".
מנהלים שעסוקים בהתנהלות במקום בניהול, נשאבים למשימות יומיומיות שוליות יחסית במקום לראות את התמונה הכוללת ולנהל אותה. כך הם עלולים לאבד את מקומם בראש הפירמידה לטובת מקומות נמוכים יותר, ופירמידה קצוצת ראש היא דימוי הולם לעסק לא מנוהל.


כוח אדם
"אנחנו צריכים עובדת נוספת בדחיפות. מה את אומרת? יש לך בת דודה מוצלחת? קדימה, תיצרי איתה קשר ותשלחי אותה אלינו".
בחירה לא מושכלת של כח אדם היא מתכון בדוק לחוסר הצלחה. עובדים שמועסקים בגלל קשרים ולא בשל כישורים עלולים 'להפיל' את העסק בגדול, כמו גם חוסר הגדרה של "מה אני צריכה בעובדת החדשה?" "מהן דרישות התפקיד?", "מה היה טוב בזו שאיישה קודם לכן את המשרה, ואלו כישורים נוספים התפקיד מחייב?". אם לא משקיעים חשיבה בסינון ובמיון מקדים, כח אדם לא מתאים 'תוקע' את המערכת כולה ולא מקדם להצלחה.

עד כאן דוגמאות לחזרה לעבר. מה השלב הבא? תתפלאו, לא ההווה. אדוה מתמקדת כעת דווקא בעתיד.


"הסדר אולי קצת מפתיע, אבל לפי העתיד נוכל לקבוע את ההחלטות להווה. העשייה העסקית שלנו בהווה אמורה להיגזר מהחזון העתידי שהצבנו לנו. זה הזמן לשאול את עצמנו: 'איך אני רוצה שהדברים ייראו בשנה הקרובה? במה תשע"ז תהיה שונה ויעילה יותר?'".
יש חזון, יש רצונות ברורים? יפה. כדי שהרצונות האלו אכן יקרו בפועל וה'חלומות' יהפכו למציאות, חשוב לעשות פעולה אקטיבית בהווה.


אדוה מציינת כי הפעולה הראשונה הדרושה היא כתיבת הדברים. כן, פשוט לשבת ולכתוב איך תשע"ז תיראה אחרת על סמך הפקת הלקחים. על דף משרדי, על מחשב או על דף ממו. ממש לא משנה, כשאנחנו כותבים – אנחנו מחויבים. מכירות את אלו שאומרות: 'אני כותבת הכל בראש, אין לי צורך במסמך פיזי כתוב'? אז זהו, שלא. ההבדל בין 'כתיבה' בעל פה לבין כתיבה פיזית הוא משמעותי מאד ומביא לתוצאות שונות בתכלית.


אחרי הרשימה מגיע שלב קריטי: כעת עלינו לחשוב בעזרת מי / מה נוכל לממש את הרצונות שלנו. מי יעשה את הפרט הראשון? מי יבצע את המשימה השנייה? וכן הלאה. לצוות יש עוצמה יותר מאשר לאדם בודד, המשאבים העומדים לרשות הצוות הם תמיד גדולים יותר מאשר אלו של המנהל היחיד, וחבל גם להישאר בודדים בקצה הפירמידה. אם זונחים את השלב הזה ומחליטים לבצע את כל המשימות לבד, מגיע הגל של תחילת השנה: הבית, החגים והעבודה, ושוטף איתו את כל הדפים היפים…


"חשבנו על העבר, ניסחנו את העתיד וחשבנו למי אנחנו זקוקים איתנו בהווה", מסכמת אדוה. "וכדי שהדברים יקרו וימשיכו לקרות, יש צורך בבקרה. בתזכורת לבדוק בעוד חודש או שלושה איפה אנחנו ממוקמים ביחס לרשימה. בלי בדיקה תקופתית, ההתקדמות עלולה להתמסמס בכל רגע נתון".

 

לשגשוג הניהול המעולה שלך!

אדוה פאר

"אחרת"- מנכ"ל ובעלים